V rámci semestrálního (jarní semestr 2023) úkolu provádíme kvalitativní výzkum v souvislosti s portálem 100metod.cz s cílem zrychleně projít celým procesem kvalitativního výzkumu pro design služeb. Jedná se o týmový úkol, na kterém pracujeme společně s ownerem a dalšími členy týmu. Součástí celého procesu je také naše sebereflexe.
Designérská sebereflexe
Designérská sebereflexe umožňuje designérům a výzkumníkům zpětně zhodnotit svou práci a naučit či poučit se z ní. Tento proces se může odehrávat jak během projektu, tak i po jeho ukončení. Hlavním cílem je najít slabiny a chyby v dosavadní práci, aby bylo možné je napravit, a nakonec třeba také zlepšit výsledný produkt nebo službu.
Být schopen sebereflexe přináší mnoho výhod, včetně schopnosti uvědomit si pokrok, schopnosti identifikovat problémy a schopnosti stát se všímavějším. Sebereflexe může být těžká, ale najdu-li si na ni čas, mohu občas zkontrolovat pokrok ve své práci. Když ustoupím a podívám se na svou práci jako pozorovatel trochu zpovzdálí, mám možnost odhalit důležité posloupnosti, vzorce a trendy v postupu. Sebereflexe mi také může pomoci rozpoznat náročné situace dříve, než nastanou.
V rámci designové sebereflexe se často zaměřujeme na celkovou strategii či dílčí fáze designování – snažíme se najít slabiny, ale také úspěchy, které bychom mohli dále rozvíjet a vylepšovat.
Důležitou součástí designové sebereflexe je také spolupráce s týmem a komunikace s ostatními členy projektu. Všichni členové týmu by měli být zapojeni do procesu zhodnocování práce a měli by mít možnost vyjádřit svůj názor a přispět k vylepšení výsledného produktu.
Jedním ze způsobů, jak usnadnit sebereflexi, je zaznamenávat své myšlenky a nápady pomocí poznámek, třeba formou lepíků. Ke každé věci, kterou mám na mysli, napíši 2 až 3 slova a pokračuji tak dlouho, dokud nebudu mít pocit, že nemám na mysli nic, co by nebylo zapsáno na samolepicím papírku. Následně mohu přijmout opatření – ale zároveň udělat jen tolik, kolik se mi bude zdát správné.
Další důležitou součástí designové sebereflexe je průběžné učení se a vzdělávání. Nejen z toho důvodu, že v oblasti designu služeb se stále objevují nové trendy a technologie, je důležité být v obraze a neustále se zdokonalovat, ale také protože designový proces je pro designéra do značné míry explorativní a učit se tedy musí prakticky stále. Přístup k sebereflexi a průběžnému učení se umožňuje designérům růst ve své profesi a zlepšovat své schopnosti. Výsledkem je větší všímavost, lepší schopnost identifikovat problémy a nalézat efektivní řešení, což přispívá k úspěchu projektů a spokojenosti klientů.
Proces přípravy, realizace a analýzy výzkumu
Prvním krokem v rámci našeho týmového úkolu byla příprava zadání pro výzkum a stakeholder interviews (resp. owner interview), která nám pomohla získat klíčové informace pro specifikaci zadání a tvorbu výzkumného plánu – v souvislosti s portálem 100metod.cz jsme se měli zaměřit na uživatelské potřeby ekologicky zaměřených neziskových organizací. Během této fáze jsme se zaměřili na procesní části – příprava zadání, výzkumný plán, scénáře a rekrutace respondentů. Spolupracovali jsme a konzultovali své nápady, aby výsledný výzkumný plán byl co nejefektivnější a odpovídal na klíčové otázky.
Po přípravě jsme se zaměřili na samotný sběr dat pomocí polostrukturovaných rozhovorů s možnými uživateli, kteří portál 100metod.cz využívají. Tyto rozhovory (uživatelská interviews) nám umožňují získat důležité informace o jejich zkušenostech s portálem a jejich názory na jeho funkce a design, porozumět jejich potřebám, motivacím a očekávání. Přesněji… aktuálně – některé rozhovory ještě mají proběhnout.
S uživatelskými interview souvisí transkript, resp. přepis rozhovoru – ať ruční, polo/automatizovaný či s využitím profesionální transkripční služby.
Body mé sebereflexe
Ke své sebereflexi tedy použiji techniku zaznamenávání svých myšlenek a nápadů pomocí poznámek. Stručně označuji, co mě v souvislosti s výzkumem napadá:
- Zlý stres.
- Termínové požadavky.
- Nepředpokládané události.
- Odkládání setkání.
- Neozývající se respondenti.
- Nevhodné termíny.
- Realizační komplikace.
- Neefektivní týmová spolupráce.
- Užitečný rozhovor.
- Ochotný respondent.
- Strojený respondent.
- Velká únava.
- Nepříjemné pocity.
- Přerušená komunikace (týmu s ownerem).
- Šibeniční termín.
- Dlouhé přepisy.
- Zkratkovitý přepis.
- Druhý přepis.
- Zbrklé odevzdání úkolu.
Lze si všimnout, že některé uvedené body spolu souvisí. Uvědomuji si, že zásadní roli sehrává stres. Byť se jednalo převážně o akutní stres (Krátkodobý stres, který vzniká v reakci na konkrétní situaci nebo událost. Akutní stres je nejběžnější formou stresu.), epizodický akutní stres (Opakovaně se vyskytující akutní stres, který může být způsoben neustálým zápasem s časem, negativním myšlením nebo častými konflikty v mezilidských vztazích.), psychologický stres (Stres, který ovlivňuje emoční pohodu, kognitivní funkce…), vnímám, že ve výsledku též eustres (Pozitivní stres, který působí jako motivace.).
- Stresující:
- Termínové požadavky / šibeniční termín.
- Neefektivní týmová spolupráce.
- Nepředpokládané události: odkládání setkání, neozývající se respondenti, nevhodné termíny, realizační komplikace.
- Přerušená komunikace (týmu s ownerem).
- Velká únava.
- Zkratkovitý přepis.
- Zbrklé odevzdání úkolu.
- Nepříjemné pocity.
- Přílišná zpětná sebekontrola.
- Radostné:
- Druhý přepis.
- Užitečný rozhovor.
- Ochotný respondent.
- Ostatní:
- Dlouhé přepisy.
- Některé neužitečné odpovědi.
- Strojené odpovědi.
Opatření
Je důležité, aby designéři informačních služeb učinili opatření k jednotlivým zjištěním sebereflexe, aby zajistili, že získané poznatky budou využity k zlepšení výsledků práce a dosažení cílů projektu.
Zvládání termínů a neočekávaných překážek v projektech
(termínové požadavky / šibeniční termín, nepředpokládané události: odkládání setkání, neozývající se respondenti, zbrklé odevzdání úkolu, zkratkovitý přepis)
V situaci, kdy se termíny školního úkolu a designérského projektu střetávají kvůli nepředpokládaným událostem, je důležité zaujmout proaktivní přístup a řešit problém co nejefektivněji. Zde je několik tipů, co lze podniknout:
- Zrevidovat plán: Přehodnotit původní plán a harmonogram pro designérský projekt i školní úkol. Určit, jaké úkoly je třeba dokončit a zda je možné přerozdělit zdroje, čas nebo úsilí tak, aby bylo možné oběma závazkům dostát.
- Komunikovat s učiteli (a vedoucími projektu): Informovat učitele a vedoucí projektu o situaci a vysvětlit, jak nepředpokládané události ovlivnily plán. Být otevřený a transparentní ohledně potíží a požádat o radu nebo pomoc, pokud je to nutné.
- Prioritizovat úkoly: Rozhodnout, které úkoly jsou nejnaléhavější a nejdůležitější, a zaměřit se na jejich dokončení. Možná budeme muset udělat ústupky a upravit očekávání ohledně výsledků projektu.
- Delegovat úkoly: Pokud pracujeme v týmu, zvažme delegování některých úkolů na členy týmu, kteří mají více času nebo zdrojů k dispozici. Tímto způsobem můžeme efektivněji rozložit zátěž a zajistit, že všechny úkoly budou dokončeny včas.
- Hledat kompromisy: Uvážit možnosti, jak najít kompromisy mezi školními a projektovými požadavky. Například pokud je to možné, zkusit sjednotit některé úkoly, které se týkají obou závazků, nebo zvážit, zda je možné odevzdat některé úkoly později, pokud je to nutné.
- Pracovat efektivně: Věnovat se úkolům efektivně, soustředit se na to, co je důležité, a eliminovat časové ztráty. Správné plánování, organizace a řízení času pomohou lépe zvládnout náročný harmonogram.
- Požádat o prodloužení: Pokud jsme vyzkoušeli všechny možnosti a stále se potýkáme s termíny, zvažme požádání o prodloužení od učitelů (nebo vedoucího projektu). Vysvětleme situaci a důvody, proč potřebujeme více času, a ujistěme se, že jsme udělali vše, co bylo v silách, abychom termíny dodrželi.
- Zvážit zdroje pro sebeřízení: V takových situacích je také důležité pečovat o vlastní emoční a fyzické zdraví. Zvažme zdroje pro sebeřízení a učme se, jak zvládat stres, udržovat pozitivní myšlení a udržet si energii.
Přerušená komunikace (týmu s ownerem)
Zřejmě vlivem neefektivní týmové spolupráce, realizačních komplikací, nepředpokládaných událostí, fragmentace konverzace přes MS Teams… došlo k tomu, že se nám z procesu vytratil owner, byť jsme s ním měli průběh konzultovat, počítaje v to také výběr konkrétních neziskových organizací, respondentů, otázek atd. Prostě jsme na něj „zapomněli“ (subjektivně hodnoceno).
Owner (majitel nebo zákazník projektu) je v takovém výzkumu důležitý, protože má hluboké porozumění o potřebách a cílech a může poskytnout cenné informace a zpětnou vazbu během průběhu projektu. Komunikace s ownerem je klíčová z několika důvodů:
- Poskytuje kontext a směr: Owner může poskytnout důležité informace o klientovi (v našem případě KISK, resp. tým kolem 100metod.cz), jeho poslání a cílové skupině, což nám pomůže lépe pochopit potřeby uživatelů a zaměřit se na relevantní aspekty výzkumu. V tomto ohledu nám owner opravdu byl velmi přínosný.
- Zpětná vazba a validace: Pravidelná komunikace s ownerem umožňuje získat zpětnou vazbu na naše návrhy a přístupy, což nám pomůže validovat myšlenky a přizpůsobit je podle potřeb klienta.
- Udržení souladu s cíli: Komunikace s ownerem nám pomůže udržet projekt v souladu s cíli a očekáváními klienta, což zvýší šance na úspěch a přijetí výsledků.
- Budování důvěry a partnerství: Pravidelná komunikace s ownerem pomáhá budovat důvěru a vzájemné porozumění, což je zásadní pro dlouhodobé partnerství a spolupráci.
Aby se příště předešlo přerušení komunikace s ownerem, můžeme zvážit následující opatření:
- Stanovit jasná pravidla komunikace: Na začátku projektu se dohodnout s ownerem na pravidlech komunikace, frekvenci setkání a způsobu sdílení informací.
- Pravidelné aktualizace a setkání: Plánovat pravidelná setkání nebo aktualizační e-maily pro sdílení pokroku, výsledků a získání zpětné vazby.
- Zapojit ownera do důležitých fází výzkumu: Ujistit se, že owner je informován a zapojen do klíčových fází výzkumu, jako je výběr respondentů, analýza dat a vývoj řešení.
- Transparentnost a otevřenost: Buďme otevření a transparentní ohledně našich postupů, výzev a úspěchů, což posílí důvěru a spolupráci.
- Zpětná vazba a hodnocení: Po ukončení projektu se sejděme s ownerem a proveďme hodnocení celého procesu. Diskutujme o tom, co fungovalo dobře a co by mohlo být vylepšeno, a zvažme, jak můžeme zlepšit komunikaci a spolupráci v budoucích projektech.
Dodržováním těchto kroků můžeme udržet plynulou a efektivní komunikaci s ownerem během celého designového procesu, což nám pomůže dosáhnout lepších výsledků a vybudovat dlouhodobé partnerství.
Neefektivní týmová spolupráce
Neefektivní spolupráce se může projevovat různými způsoby, které mají negativní dopad na výkon týmu a úspěch projektu. V našem případě bylo znát, že jsme se soustředili spíše na splnění školního úkolu než na co nejlepší provedení projektu. Během naší spolupráce jsme čelili několika problémům, jako byla nedostatečná komunikace mezi členy týmu, což vedlo k nedorozuměním, chybám a možná i zmatku. Tým také neměl jasně definované cíle a očekávání, což mohlo způsobit nejednotný přístup k práci a snížit motivaci.
Dalším problémem bylo nerovnoměrné rozdělení práce mezi členy týmu, což způsobovalo zvýšenou zátěž některých jednotlivců. Členové týmu také projevovali nedostatečnou důvěru a otevřenost vůči sobě navzájem, což mohlo brzdit spolupráci a tvořivost. Navíc nízká motivace a angažovanost členů týmu vedla k nižší produktivitě a menšímu zájmu o dosažení společných cílů. Tyto problémy ukazují, jak důležité je zaměřit se na zlepšení komunikace, stanovení jasných cílů a budování důvěry mezi členy týmu pro efektivní spolupráci.
Aby bylo možné zlepšit a zefektivnit týmovou spolupráci, měli bychom zvážit následující kroky:
- Stanovovat jasné cíle a očekávání: Ujistit se, že všichni členové týmu mají jasno v cílech, očekáváních a jaký je jejich podíl na dosažení těchto cílů.
- Vylepšit komunikaci: Podporovat otevřenou a pravidelnou komunikaci mezi členy týmu (Může se zdát, že MS Teams je dobrou platformou pro sdílení aktualizací, nápadů a zpětných vazeb – k tomuto tématu však viz dál.).
- Definovat role a odpovědnosti: Ujistit se, že každý člen týmu má jasné role a odpovědnosti, aby bylo možné efektivně rozdělit práci a koordinovat úkoly.
- Budovat důvěru a otevřenost: Podporovat důvěru a otevřenost mezi členy týmu.
- Sledovat a vyvažovat zatížení práce: Pravidelně sledovat rozdělení práce mezi členy týmu a přizpůsobovat je podle potřeby, aby se zabránilo nerovnoměrnému zatížení a předcházelo „vyhoření“.
Dodržováním těchto kroků můžeme zlepšit a zefektivnit týmovou spolupráci a dosáhnout lepších výsledků v projektech. Je důležité pravidelně hodnotit týmovou dynamiku a provádět nezbytné úpravy, aby se udržela efektivní spolupráce a dosáhlo úspěchu projektu.
Přestože chatování v MS Teams může být efektivní způsob komunikace pro týmovou spolupráci, existují i některé nevýhody – které i během našeho projektu byly znát, zejména když jsme sklouzli k nepravidelnému chatování:
- Fragmentace konverzací: Diskuse se mi zdály rozdrobené, zejména když členové týmu komunikovali současně, což ztěžovalo sledování a pochopení celkového kontextu konverzace.
- Snížená soustředěnost: Neustálé upozornění na nové zprávy mě rozptylovalo a snižovalo mou soustředěnost na práci.
- Omezená neverbální komunikace: Při chatování nelze zachytit neverbální signály, jako jsou tón hlasu, mimika nebo řeč těla, což může vést k nedorozuměním nebo špatné interpretaci sdělení.
- Snadné odkládání odpovědí: Členové týmu mohou snadno odložit odpovědi na zprávy, což může vést k prodlevám v komunikaci a zpožděním v projektech.
Aby se minimalizovaly nevýhody spojené s chatováním v MS Teams, je důležité kombinovat chatování s dalšími formami komunikace, jako jsou videohovory nebo osobní setkání, a vytvářet jasná pravidla a očekávání pro komunikaci v rámci týmu.
Velká únava
Rozhovor jsem realizoval v pozdních večerních hodinách – velmi unaven po pracovně probdělé noci a vyčerpávajícím dni. Musím přiznat, že jsem se pod vlivem značné únavy necítil dobře, což mělo negativní dopad na rozhovor – ale po delší době to tak zle nevidím. Když je člověk unavený, může mít sníženou schopnost soustředit se, což vede k horšímu porozumění respondentovi a menšímu naslouchání jeho odpovědí. Únava může také způsobit neschopnost reagovat na neočekávané situace nebo na nepředvídatelné odpovědi respondentů.
Výzkumník unavený po probdělé noci a dlouhém dni může mít také potíže s komunikací, sníženou empatii vůči respondentovi a nižší energii a entuziasmus během rozhovoru. Tyto faktory mohou mít nepříznivý dopad na atmosféru rozhovoru a ochotu respondentů sdílet své názory a zkušenosti.
Z tohoto důvodu je důležité, aby realizátoři rozhovorů byli dobře odpočinutí a připraveni na rozhovor. Pokud je to možné, měli by se snažit vyhnout se plánování rozhovorů v pozdních hodinách, kdy jsou často unavení. Pokud je to však nevyhnutelné, měli by se snažit před rozhovorem dostatečně odpočinout a nabrat energii, aby mohli podat co nejlepší výkon. Pokud se během rozhovoru objeví nějaké neočekávané situace, měli by být připraveni na rychlou a efektivní reakci.
Také jsem si uvědomil, že je důležité si dát dostatečný časový odstup od náročného a unavujícího rozhovoru, než přistoupím k jeho vyhodnocení. Tento odstup mi umožní odpočinout si, zregenerovat energii a získat jasnější perspektivu. Když jsem unaven, může být mé myšlení zamlžené a méně či více kritické, což by mohlo vést k chybným závěrům nebo přehlédnutí důležitých informací.
Časový odstup mi také poskytuje příležitost zpracovat informace a uvědomit si, jaké otázky a témata jsou nejdůležitější pro moji analýzu. To mi umožní zaměřit se na klíčové aspekty rozhovoru, což zvýší kvalitu vašeho vyhodnocení.
Nepříjemné pocity
Ano, s výše zmíněnými body mohou souviset nepříjemné pocity, jako jsou stres, frustrace, úzkost, vyčerpání nebo pocit přetížení.
Pro zvládnutí nepříjemných pocitů spojených s termíny a týmovou spolupráci je důležité plánovat čas, komunikovat a rozdělit úkoly. Flexibilita a schopnost přizpůsobit se změnám pomáhá při neočekávaných událostech. Otevřenější komunikace s týmem může zmenšit stres z přerušené komunikace.
Při velké únavě je důležité dopřát si odpočinek, cvičit a správně se stravovat a obecně udržovat zdravý životní styl. Pro zlepšení kvality práce je dobré se vyhnout zkratkovitým přepisům a zbrklému odevzdání úkolů. Je důležité naplánovat si dostatek času na revizi a zlepšení své práce před odevzdáním.
Pro úspěšnou práci s negativními pocity je důležité se zaměřit na sebeuvědomění, kdy pozorujeme své myšlenky a emoce, abychom rozpoznali, co nám způsobuje nepříjemné pocity. Dále je dobré získat perspektivu, což znamená zkoumat situaci z jiného úhlu pohledu a zvážit, zda jsou naše obavy oprávněné či zda je možné je zmírnit.
Zvládání stresu mohu dosáhnout prostřednictvím technik, jako je hluboké dýchání, meditace nebo jóga (nakonec tím může být třeba i běh či fyzický výkon ve fitku), které mi pomáhají uklidnit mysl a tělo. Posilování odolnosti vůči stresu zahrnuje naučení se zvládat negativní emoce, přijímat změny a zlepšovat sociální dovednosti. A konečně, soustředit se na pozitivní myšlení mi umožní zaměřit se na příznivé aspekty života a na to, co mohu ovlivnit. Vytváření pozitivního prostředí a udržování vděčnosti mi může pomoci zmírnit negativní emoce a lépe se vypořádat s nepříjemnými pocity.
Přílišná zpětná sebekontrola
Pokud jsem při plnění úkolů příliš sebekontrolující, může to vést k úzkosti a snížení efektivity práce. Je důležité najít rovnováhu mezi kontrolou a efektivitou. Nejprve si stanovit realistické cíle a jasná očekávání, co chci dosáhnout. Uvědomit si, že nikdo není dokonalý a chyby jsou přirozenou součástí učení, což mi pomůže snížit tlak na sebe.
Měl bych se soustředit na dosažení kvality, která je přiměřená úkolu, aniž bych se snažil o absolutní dokonalost, věnovat pozornost časovému managementu, abych se vyhnul přehnanému zaměření na detaily a zefektivnil mou práci. Zvýšení sebevědomí mi pomůže přijmout své schopnosti a úspěchy a snížit potřebu neustálé sebekontroly.
Užitečné je získání zpětné vazby od okolí, abych měl jiný pohled na svou práci a zjistil, zda jsem na správné cestě. Nesmím zapomínat, že je přirozené občas udělat chybu a že dokonalost není vždy nezbytná pro úspěšné dokončení úkolu. Práce na rovnováze mezi kontrolou a efektivitou je klíčová pro úspěch a snížení stresu.
Shrnutí
V rámci našeho semestrálního úkolu jsme se pustili do kvalitativního výzkumu na portálu 100metod.cz, který nám během jarního semestru 2023 umožňuje rychle se seznámit s procesem kvalitativního výzkumu pro design služeb. Tento týmový úkol nám poskytuje příležitost spolupracovat s ownerem a dalšími členy týmu a zároveň nás vede k sebereflexi.
Setkal jsem se s řadou výzev, jako jsou termínové požadavky, neefektivní týmová spolupráce, nepředpokládané události a přerušená komunikace s ownerem. Ačkoliv jsem se potýkal se stresem a velkou únavou, nakonec jsem získal cenné zkušenosti a pochopení pro kvalitativní výzkum.
Jsem si vědom, že se musím naučit lépe zvládat stres a nepříjemné pocity. Kromě toho je důležité, abych omezil přílišnou sebekontrolu a zaměřil se na to, co mi přináší radost (ostatně mezi výše zmíněnými body jsou některé také radostné :-)).
V konečném důsledku mi tento projekt přináší pozitivní zkušenosti a motivaci k dalšímu zlepšování dovedností v oblasti kvalitativního výzkumu a designu služeb. Jsem odhodlán se z těchto zkušeností poučit a učinit potřebná opatření pro budoucí úspěchy :).